Shrnutí ohledně zasílání podkladů k registracím; jak postupovat při žádostech o změny registrací a při plnění povinnosti oznamování změn

Důležité shrnutí

1. HLÁŠENÍ PERSONÁLNÍCH ZMĚN V REGISTRACÍCH A DORUČOVÁNÍ DOKLADŮ:

Vždy je třeba mít průvodní dopis s popisem změn – zasílejte datovou schránkou (vždy musí být podepsán zaručeným elektronickým podpisem) nebo v listinné podobě poštou nebo doručte osobně.

V případě hlášení personálních změn dokládáte Personální tabulky – zasílejte je spolu s průvodním dopisem (viz výše) e-mailem; tyto Personální tabulky (žádný z listů) nezasílejte v listinné podobě!

Doklady - vysvědčení, rejstříky trestů, diplomy, certifikáty, smlouvy apod., tj. dokumenty, které dokládáte registrujícímu orgánu:

v listinné podobě originály nebo úředně ověřené kopie zasílejte poštou nebo doručte osobně,
v případě doručování dokladů prostřednictvím datových schránek (dále také DS) - originál dokumentu (příp. jeho úředně ověřená kopie) musí být před odesláním prostřednictvím DS registrujícímu orgánu konvertován (autorizovanou konverzi dokumentů provádí Czech Point). Elektronický dokument, který provedením konverze vznikne, má stejné právní účinky jako původní dokument (originál/úředně ověřená kopie). Poplatek za konverzi je 30 Kč za každou stránku. Pouhé naskenování a odeslání původního dokumentu tj. originálu nebo úředně ověřené kopie nestačí.

NEDUPLIKUJTE DOKUMENTY

pokud zašlete dokumenty poštou, neposílejte je DS a naopak
nezasílejte registrujícímu orgánu dokumenty, které Vám zákon k doložení neukládá (např. pracovní smlouvy, dohody, životopisy, doklady k osobám, které neposkytují přímou péči)

PERSONÁLNÍ TABULKY

zasílejte pouze Personální tabulky ke službám, kde došlo k personálním změnám
prosíme vždy kontrolujte 1. a 2. list tabulek, aby byly v souladu tj., aby seděly počty osob a úvazků
k listu 2:
- uvádějte POUZE ZAMĚSTNANCE V PŘÍMÉ PÉČI – viz nadpis tabulky: „Seznam osob, které přímo poskytují sociální služby ke dni….“
- vyplňujte vždy všechny sloupce dle skutečnosti
- uvádějte správná čísla pozic dle listu 1 (nenechávejte sloupec prázdný, vyplňujte ho)
- v případě DPČ prosíme o uvedení této skutečnosti
- nenechávejte v tabulce řádky s pozicemi, které nejsou obsazené

Dále bychom chtěli upozornit na postup, který je nutný zachovat, pokud má zaměstnanec zřízenou datovou schránku a nechá si do ní zaslat např. výpis z rejstříku trestů, který následně chce poskytnout Vám jako svému zaměstnavateli a vy ho následně chcete poslat nám jako registrujícímu orgánu. Jsou zde 2 možnosti, a to:

zaměstnanec ho chce předat v písemné formě - aby byly zachovány právní účinky dokumentu, musí tento zaměstnanec sám nechat provést konverzi dokumentu z datové schránky do listinné podoby. Následně Vám ho odevzdá fyzicky,
zaměstnanec ho chce předat v elektronické formě – aby byly zachovány právní účinky dokumentu, který si tento zaměstnanec nechal zhotovit přes svoji DS či pomoci portálu Identity občana, tak již nemusí tento dokument nechávat konvertovat a může ho odeslat zaměstnavateli prostřednictvím DS (tento dokument musí být elektronicky podepsán institucí Rejstříku trestů). Musí být vždy zasláno datovou schránkou zaměstnance.